Uma empresa administradora de condomínios executa uma séria de atividades importantes para um condomínio.
Quem mora em um muito provavelmente já teve algum contato com esse tipo de empresa. Entretanto, em muitas vezes, confunde-se o seu papel com o do síndico.
Esse tipo de confusão é mais comum do que se imagina. É provável que cause frustrações e até mesmo insatisfações e reclamações.
Antes de mais nada é preciso deixar claro o que faz uma administradora de condomínios
Assim sendo, tanto o síndico como a empresa administradora de condomínios precisam estar atentos quando ocorre esse tipo de confusão.
Dessa maneira, ambos podem agir preventivamente.
Afinal, é comum que no condomínio possam existir novos moradores, sejam eles inquilinos ou proprietários, não habituados com esse tipo de moradia.
O que faz uma administradora de condomínios?
A princípio, sua contratação para um condomínio não é obrigatória.
Contudo, é praticamente impossível que se faça tudo sem uma empresa administradora de condomínios.
A complexidade das tarefas e a quantidade de obrigações em se administrar um condomínio são enormes.
Em síntese, a administradora de condomínios atua sobre as atividades operacionais de um condomínio, sempre respondendo para o síndico.
Portanto, sua responsabilidade é limitada, tendo suas atribuições delegadas pelo síndico.
Isso pode variar para cada condomínio. Entretanto, as operações primordiais, que são as percebidas pelos moradores do condomínio, geralmente permanecem as mesmas.
Como diz o ditado, “o que é combinado não sai caro”.
Portanto, até mesmo entre a administradora de condomínios e o síndico é preciso haver um alinhamento das atividades delegadas, de tal forma que um não ‘atrapalhe’ a atividade do outro.
10 principais responsabilidades
Com suas relevâncias não necessariamente nessa ordem, essas são as responsabilidades primordiais ao se pensar na contratação de uma administradora de condomínios:
- Operacionalização das áreas administrativas, sendo essas: folha de pagamento, seleção e recrutamento de pessoal, tesouraria, contabilidade e assessoria jurídica.
- Oferecer suporte técnico sobre eventuais dúvidas do síndico e do conselho fiscal do condomínio para tomada de decisões.
- Manuseio, organização e guarda dos documentos do condomínio, em especial os obrigatórios.
- Controle e atendimento sobre as obrigações acessórias, tais como: renovação de laudos e de licenças, recolhimento de guias de fiscalização, realização de inspeções e testes.
- Controle e cobrança das cotas condominiais e de outras arrecadações, rateios e multas das unidades do condomínio.
- Apoio na realização de cotações de produtos e de serviços e na administração dos contratos com as empresas de serviços.
- Suporte na convocação e execução das assembleias do condomínio.
- Principal canal de atendimento dos moradores do condomínio para o recebimento e encaminhamento de dúvidas, solicitações, reservas do uso de áreas comuns e de reclamações, com acompanhamento até seu tratamento final.
- Fornecer mensalmente ao síndico, ao conselho fiscal e demais condôminos, resumo sobre a prestação de contas na forma de demonstrativo e comparativo com o orçamento.
- Operacionalizar os comunicados, convocações, notificações e circulares para os condôminos e moradores do condomínio.
Talvez provavelmente um ou outro detalhe acima não sejam essenciais para um condomínio em específico, bem como possam haver outros a serem cumpridos em específico.
Dessa maneira, além da questão operacional das tarefas, listar e conhecer as atribuições que se espera ter da administradora de condomínios é essencial para realizar uma boa contratação desse tipo de empresa.
Dicas para contratação
Elabore uma minuta com todos os detalhes do condomínio e liste as expectativas e as atribuições mínimas que a administradora de condomínios deverá cumprir.
Em geral, para fornecerem uma proposta as empresas solicitam os seguintes dados do condomínio:
- Nome e endereço do condomínio.
- Quantidade de torres para condomínios verticais e de unidades por torre.
- Número de funcionários próprios e de terceirizados.
- Quantidade de inadimplentes e o valor total pendente.
- Valor da cota condominial.
Ao receber as propostas, o síndico poderá perceber que alguns valores fogem do padrão. Assim, antes de mais nada, é preciso montar uma planilha para equalização das propostas.
A equalização permite comparar as propostas dentro de uma mesma base
Deve-se ter atenção com as cobranças ‘avulsas’ ou ‘extraordinárias’, apresentadas por ocorrência ou por unidade e, principalmente, com eventuais informações omissas.
Observe também:
- Referências, prêmios ou certificações da empresa.
- Existência de reclamações fundamentadas na procuradoria do consumidor.
- Avaliações e comentários mais recentes sobre a empresa na internet.
- Estrutura da sede da empresa.
- Capital social e tempo de atuação da empresa.
- Nível de digitalização dos seus serviços.
- Canal de suporte e atendimento, se compartilhado ou exclusivo.
Ademais, antes de utilizar, conheça como funcionam as avaliações do Reclame Aqui e do Google.
Para as regiões abrangidas, há possibilidade de verificar se a administradora de condomínios é certificada pelo PROAD.
Por fim, entre em contato com a Anuva caso necessite de apoio na realização da contratação desse tipo de empresa e demais empresas para seu condomínio. Aproveite também para realizar um trabalho de redução de custos.
